Digitalizacja w firmie – od czego zacząć?

digitalizacja-w-firmie-–-od-czego-zaczac

W dzisiejszym świecie nie dziwi nas już fakt, że zewsząd otaczające nas firmy i przedsiębiorstwa korzystają w swojej działalności dzięki nowoczesnym technologiom it. Niewątpliwie, usprawniają one pracę, zmniejszają koszty prowadzenia biznesu, a także przyczyniają się do szybszej realizacji projektów.

Cyfryzacja jest niemal wszędzie i to ona wywiera nacisk na współczesnych przedsiębiorców, bo czym jest dzisiaj firma, w której nie występują procesy digitalizacji?

Digitalizacja – czym właściwie jest?

Digitalizacja to inaczej ucyfrowienie, ale czy to jest to samo co cyfryzacja? Otóż nie do końca. Cyfryzacja to pojęcie zdecydowanie szersze i bardziej pojemniejsze. Może odnosić się do znacznie większych obszarów, np. mówimy o cyfryzacji kraju czy całego przedsiębiorstwa. W cyfryzacji chodzi o to, aby wdrożyć infrastrukturę sieciową, która łączyłaby członków grupy i umożliwiłaby im swobodną wymianę, dostęp, czy też tworzenie wszelkich zasobów w postaci elektronicznej.

Digitalizacja natomiast to nic innego jak po prostu – przekształcenie zasobów, dokumentów z formy fizycznej, papierowej na formę cyfrową, elektroniczną. Oprócz dokumentów, przeróbce cyfrowej ulegają również zdjęcia. Jak to się odbywa? Polega to na zeskanowaniu dokumentów w formie papierowej i umieszczeniu ich w odpowiednio przeznaczonym do tego miejscu na dysku.

Na co pozwala nam digitalizacja?

Nie od dziś wiadomo, że digitalizacja jest bardzo pomocnym procesem, który pozwala nam m.in. na:

  • Utrzymanie niższych kosztów – dzieje się tak ze względu na mniejszą ilość wydruków,

  • Dostęp z każdej lokalizacji – bez względu na to, gdzie się znajdujemy, jesteśmy w stanie korzystać z potrzebnych dokumentów, plików w każdej chwili.

  • Kontrolę dostępu – oznacza to, że każde działanie, jakie miało miejsce, jest skrupulatnie zapisywane i obserwowane.

  • Przede wszystkim – oszczędność naszego czasu. Nie musimy od teraz przeszukiwać potrzebnych dokumentów w stertach kartek, segregatorach czy teczkach. Wystarczy, że wpiszemy potrzeby dokument i od razu możemy go wyświetlić.

Digitalizacja – od czego zacząć?

Tak naprawdę przy wdrożeniu procesu digitalizacji do firmy istnieją dwa sposoby, aby to zrobić. Albo wykonamy to we własnym zakresie, albo zwrócimy się z prośbą o pomoc do specjalnych firm, które świadczą różne usługi informatyczne. Jeżeli zdecydujemy się na przeprowadzenie digitalizacji samodzielnie, będą nam do tego potrzebne specjalne urządzenia oraz oprogramowanie, które będzie odpowiedzialne za zarządzanie drukiem. W procesie digitalizacji możemy wyróżnić następujące kroki:

  • Przygotowanie stanowiska oraz dokumentacji,

  • Uzgodnienie miejsca, w którym będą przechowywane dokumenty elektroniczne,

  • Skanowanie dokumentów w formie papierowej,

  • Ważnym elementem jest ustawienie ochrony dostępu do dokumentów – wprowadzenie haseł oraz wprowadzenie specjalnych narzędzi, które będą odpowiedzialne za monitorowanie dostępu.

  • Dobrze jest również pamiętać o tym, aby od czasu do czasu przeprowadzać kontrolę jakości zbieranych dokumentów.

Usługi informatyczne dla firm

Drugi sposób jest dla tych, dla których branża it jest obca. Mamy na myśli skorzystanie z pomocy specjalistów, którzy świadczą usługi informatyczne dla firm. Taki rodzaj pomocy jest o tyle dobrym rozwiązaniem ze względu na to, że otrzymujemy kompleksową pomoc i działanie. Firma dopasowuje narzędzia, które będą najodpowiedniejsze i sprawdzą się przy zamierzonych działaniach. Ponadto firmy pomogą naszemu przedsiębiorstwu w określeniu potrzeb procesowych, technicznych, jak również dokumentacyjnych.

Warto mieć na uwadze fakt, że coraz więcej nowoczesnych firm i przedsiębiorstw nie ma wyboru – musi korzystać z procesu, jakim jest digitalizacja. Czy należy więc zatem czekać z wdrożeniem procesu digitalizacji do swojego przedsiębiorstwa? Nie. Im wcześniej to zrobimy, tym lepiej. Poza tym, prowadzenie biznesu w dzisiejszych czasach bez automatyzacji nie ma dużych szans na powodzenie i rozwój, a o to przecież chodzi.

Może zainteresują Cię również te artykuły:

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Możesz użyć następujących tagów oraz atrybutów HTML-a: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>