Przedsiębiorcy zainteresowani dzierżawą sprzętu biurowego zazwyczaj nie mają problemu z podażą. Na rynku działa wiele firm oferujących tego typu usługę, niezależnie od miasta. Gorzej jest już jednak z jakością oferowanego sprzętu oraz kompetencjami serwisantów, którzy będą czuwać nad poprawnym działaniem wynajętych urządzeń. Nie bez znaczenia jest też umowa dzierżawy i jej treść, dlatego warto zwrócić uwagę na jej zawartości i dopilnować, by zawarto w niej wszelkie konieczne punkty zgodnie z wcześniejszymi ustaleniami.
Zazwyczaj sprzęt biurowy bierze się w dzierżawę na dłuższy okres, dlatego przed wyborem wypożyczalni i podpisaniem umowy warto dokładnie przeanalizować wszelkie za i przeciw. Gdy już złożymy podpis, to wszelkie próby dokonania aneksów zmieniających warunki umowy mogą już być bardzo ciężkie, a czasami nawet bardzo kosztowne. Na co więc zwrócić uwagę przy podpisywaniu umowy dzierżawy sprzętu biurowego?

Umowa najmu ważnym dokumentem dla obu stron

Nawet gdy oferowane przez wypożyczalnię dzierżawa kserokopiarki urządzenia spełniają nasze oczekiwania pod względem jakościowym i cenowym, to do kompletu należy sporządzić dobrą umowę. Niestety czasami zdarza się, że przedsiębiorcy zbyt dużym zaufaniem obdarzają wypożyczalnię i bez czytania podpisują sporządzony akt, przez co później mają nieprzyjemności. Gdy już zdecydujemy się na dzierżawę sprzętu biurowego i wynegocjujemy dla swojej firmy odpowiednie warunki, to musimy mieć pewność, że przy składaniu podpisu wszystko jest zawarte w umowie. Co więc powinno się w niej znaleźć? Przede wszystkim umowa musi zawierać i rozstrzygać wszelkie kwestie, które mogłyby stać się przedmiotem sporu. Dotyczy to oczywiście kwestii finansowych. Należy wyszczególnić, jakie koszty będzie ponosił przedsiębiorca z tytułu wynajmu sprzętu biurowego – czy będzie płacił od częstotliwości użytkownika sprzętu, czyli np. w przypadku kopiarki od kopii//wydruku, czy też uiszcza stałą miesięczną opłatę.

Równie ważna jest kwestia serwisowania wypożyczonego sprzętu. Z reguły to właściciel sprzętu odpowiada za usuwanie wszelkiego typu usterki i awarie, a także sam ponosi z tego tytułu koszty. Co znaczy, że przedsiębiorca dzierżawiący sprzęt w razie zużycia sprzętu jest zwolniony z wszelkiego typu opłat. Co więcej, to w ramach opłaty za dzierżawę serwis wypożyczalni zajmuje się też przeglądem okresowym i dostarczaniem materiałów eksploatacyjnych potrzebnych do użytkowania sprzętu. Niemniej, wszystkie te wymienione aspekty muszą być uwzględnione w umowie, aby później nie doszło do różnej interpretacji.

Kolejną istotną kwestią jest czas trwania dzierżawy. W piśmie powinno znajdować się, na jaki okres wynajmujemy sprzęt. To jednak nie wszystko, decydując się na kilkuletnią dzierżawę, warto także określać, czy w trakcie trwania umowy przysługuje nam wymiana sprzętu na nowszy.

W umowie powinny także znaleźć się warunki wypowiedzenia umowy przez każdą ze stron oraz kwestie zmiany wysokości opłaty za wynajmowany sprzęt. Na tego typu kwestie obie strony powinny zagwarantować odpowiednio długi czas, z jakim zmiany wejdą w życie.