Dlaczego procesy HR wymagają usprawnień?

Rok 2020 zmienił prywatne i zawodowe życie milionów ludzi oraz wymusił zmiany przepływów pracy w firmach. Kto chciał działać dalej, musiał szybko dostosować się do nowych warunków, w tym do pracy zdalnej. Działy HR stanęły więc przed nie lada wyzwaniem – koniecznością opracowania nowych procedur, wdrożenia nowych narzędzi. Koniecznością okazała się czasowa rezygnacja z poprawy produktywności oraz wydajności pracowników, na rzecz sprawnego wprowadzenia pracowników w zdalną rzeczywistość.

Od kiedy nowe normy pracy „okrzepły”, priorytety HR przesuwają się z powrotem do tego, czym były. Część firm wraca też do tradycyjnego modelu pracy, więc procesy HR znów wymagają przekształceń. Mając to na uwadze, przetestuj 5 poniższych pomysłów. Pomogą Ci one dostosować procesy HR do swoich celów biznesowych.

Pomysł 1 – automatyzuj!

Rutynowe czynności „pożerają” czas Twoich HR-owców? Czas, który mogliby spędzić na bardziej produktywnych działaniach, np. szkoleniach, czy opiece nad pracownikami? Wesprzyj się technologią i automatyzuj to, co można zautomatyzować – np. obieg dokumentów, rozliczanie czasu pracy, procesy rekrutacyjne. Automatyzacja HR to gwarancja większej wydajności i optymalizacji wyników całej firmy.

Na rynku dostępnych jest wiele narzędzi, które możesz wdrożyć – od pojedynczych aplikacji do rozbudowanych systemów HRM. Przeanalizuj potrzeby swojej firmy i wybierz rozwiązanie, które będzie Ci odpowiadać. Nie wiesz, od czego zacząć? Może od nowości – od 2022 roku na polskim rynku działa np. firma PeopleForce, która wspiera działy HR swoim oprogramowaniem.

Pomysł 2 – weryfikuj!

Jeśli już korzystasz z rozwiązań systemowych, nadszedł czas, by sprawdzić czy działają wydajnie. Zbierz feedback od członków zespołu, którzy mieli styczność z systemami. Czy procesy przebiegają czytelnie? Czy komunikaty i polecania są jasne i zrozumiałe? Czy system zbiera te dane, na których Ci zależy? Czy użytkownicy chętnie korzystają z tego rozwiązania, czy może złożenie wniosku trwa zbyt długo i szybciej złożą go osobiście na biurku HR-owca? Wykorzystaj zdobyte spostrzeżenia i wprowadź stosowne zmiany, by poprawić doświadczenia pracowników i uprościć procesy.

Pomysł 3 – inwestuj!

Jeśli Twój zespół pracuje w trybie zdalnym, bądź hybrydowym, Twoim priorytetem powinna być komunikacja. Sprawna, niezawodna i efektywna. Poleganie na poczcie elektronicznej, to za mało.

Wykorzystaj pomysł zainwestowania w narzędzia do współpracy, aby poprawić efektywność i produktywność procesów HR. Może to być moduł komunikacji wbudowany w system HRM, albo narzędzie do zarządzania projektami – cokolwiek co pozwoli Ci łatwo wdrożyć i skomunikować cały zespół.

Pomysł 4 – rozmawiaj!

Zdalna lub hybrydowa praca utrudnia zbieranie codziennego feedbacku od zespołu. Nie ma możliwości spotkania twarzą w twarz, podpytania o aspekty pracy, o atmosferę w zespole. Czy z tego rezygnować całkowicie? Absolutnie nie! Zrozumienie wyzwań, przed którymi stają pracownicy, pozwala na lepsze zarządzanie pracą całego zespołu.

Rozmawiaj z pracownikami wykorzystując ankiety satysfakcji – krótkie, cykliczne, proste w obsłudze. Zebrane dane pomogą Ci kierować zaangażowaniem i produktywnością członków zespołu.

Pomysł 5 – zapisuj!

Nie odkładaj na później dokumentowania zmian w procesach. Jeśli wprowadzone zostały jakiekolwiek modyfikacje, zapisz na czym one polegały. Twórz checklisty i instrukcje postępowania, by ułatwić innym członkom zespołu zapoznanie się ze szczegółami procesów. Standaryzuj działania, by mieć pewność, że żadne kroki w procedurach nie są pomijane. 

Działaj!

Procesy biznesowe wymagają od pracodawców i pracowników nieustannego przystosowywania się do zmieniających się okoliczności. Wypróbuj powyższe 5 pomysłów, by usprawnić działania HR-owe i osiągać lepsze rezultaty.