Wszystko na temat floty samochodowej w Twojej firmie

flota-samochodowe

Od jakiegoś czasu samochód stał się głównym środkiem lokomocji w biznesie. Kto go nie posiada nie jest w stanie skutecznie prowadzić biznesu. Zaś przy większych firmach niezbędne jest posiadanie nawet floty samochodów, która zapewni skuteczne działanie firmy, większą efektywność pracowników w dotarciu do klienta a także szybki dojazd do pracy. Takie wydatki trzeba jednak odpowiednio rozliczać, aby nie mieć jakichkolwiek problemów z urzędem skarbowym i sprawami finansowymi. Z drugiej jednak strony ważny jest aspekt techniczny takich pojazdów.

Po pierwsze najlepszy jest leasing

Jednym z najczęściej wykorzystywanych elementów do budowy własnej floty samochodowej jest leasing samochodu. Pojazdów firmowych, które zgodnie z zasadami leasingu spłaca się w określonych ratach o stałej wysokości a następnie możliwy jest wykup tych pojazdów płacąc za nie jedynie część kwoty, jaką musielibyśmy uiścić kupując samochód w salonie u dilera. Ma to ogromne znaczenie przy budowie wspomnianej wcześniej floty samochodów, która zazwyczaj składa się z kilku lub nawet kilkunastu pojazdów. Ich jednoczesny zakup byłby, więc bardzo kosztowny. Poza tym w przypadku leasingu nie ponosimy kosztów ubezpieczenia pojazdów oraz ich naprawy. Zgodnie z umową leasingową są one, bowiem przenoszone na właściciela pojazdu a zatem firmę leasingową. A zatem budując w ten sposób swoją flotę firmową jesteśmy w stanie zaoszczędzić sporo swoich własnych środków finansowych.

Ufaj i sprawdzaj

Gdy już posiadamy swoją własną flotę samochodów zbudowaną na podstawie leasingu niezbędna jest jej weryfikacja. Z samochodów służbowych korzystają, bowiem pracownicy, którym z jednej strony ufamy na tyle, aby powierzyć im samochody, lecz z drugiej strony weryfikujemy, do jakiego celu wykorzystywane są pojazdy samochodowe znajdujące się w naszej flocie samochodowej. W jaki sposób najlepiej to zrobić? Nic bardziej prostszego. Wystarczy jedynie wykorzystać systemy GPS, które instaluje się w samochodach firmowej floty i mamy możliwość stałej weryfikacji. W każdej chwili właściciel firmy lub osoba zarządzająca flotą samochodów ma szansę na sprawdzenie gdzie znajduje się pojazd a zatem również i pracownik. Możliwe jest również generowanie odpowiednich raportów, które ukazują gdzie najczęściej znajduje się pojazd, ile kilometrów średnio jest wykonywane dziennie lub miesięcznie. Wreszcie na koniec jest to również zabezpieczenie przed złodziejami, którzy uprowadziliby samochód znajdujący się w flocie samochodowej.

Ewidencja i administracja

Pomoc drogowa SłubiceProwadzenie floty samochodowej to również odpowiednia ewidencja i administracja. Konieczne jest mianowicie prowadzenie dokumentacji pozwalającej honorować przebieg pojazdu, jego pozycję czy też inne elementy. Na ich podstawie dochodzi do rozliczenia wszystkich kosztów związanych z użytkowaniem pojazdu a co za tym idzie możliwe jest przedstawienie dokumentacji w Urzędzie Skarbowym. Wszystko odbywa się wtedy zgodnie z prawem a firma uzyskuje możliwość odliczenia podatku dochodowego jak i Vat. Dodatkowo niezbędne jest również prowadzenie odpowiedniej administracji wewnątrz firmy. Tak, aby móc określić wskaźniki jak dobrze wykorzystywana jest flota samochodowa? Jak kilometry przejechane przez przedstawicieli handlowych przekładają się na sprzedaż? i wreszcie, jakie są koszty utrzymania floty samochodów w naszej firmie. To wszystko możemy określić na podstawie ewidencji i administracji floty samochodowej. Do jej prowadzenia można wyznaczyć specjalnego pracownika firmy jak i podpisać umowę na outsourcing. Na rynku znajdują się, bowiem profesjonalne podmioty, które są w stanie rozliczyć flotę samochodową pod względem kilometrów jak i czasu pracy.

Pamiętając o tych kilku prostych zasadach można skutecznie zbudować i prowadzić flotę samochodową. Przede wszystkim utrzymać ją w pełnej gotowości do wyjazdów a co za tym idzie do zarabiania na potrzeby firmy. Dziś, bowiem flota firmowych pojazdów również pośrednio lub nawet bezpośrednio ma skutecznie zarabiać na siebie i na swoje utrzymanie. Puste przejazdy są nie do zaakceptowania.

Informacji udzieliła nam firma EXEL z Gdańska, która zajmuje się wynajmem samochodów.

1 komentarz

  1. Czarek pisze:

    Kiedyś utrzymywaliśmy naszą flotę samochodów w firmie. Zajmujemy się rozprowadzaniem suplementów do aptek i sklepów spożywczych. Problem z flotą utrzymywanie specjalnej komórki monitorującej stan samochodów, mechanikę pojazdową, ubezpieczenia, przeglądy itp. itd. Było to dla nas dość kłopotliwe więc zaczęliśmy współpracę z wypożyczalnią samochodów Comfortcar.pl gdzie wszystkie te sprawy są teraz na ich głowie 🙂 Porównując, cenowo wychodzi podobnie a pracy i stresu jest ZERO 🙂 Polecam taką opcję każdemu kto ma flotę albo kto przymierza się nią zarządzać.

Pozostaw odpowiedź Czarek Anuluj pisanie odpowiedzi

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *