Założenie firmy w Holandii to stosunkowo prosty proces, szczególnie dla obywateli Unii Europejskiej. Polacy, którzy planują rozpocząć działalność gospodarczą w tym kraju, mogą liczyć na przejrzyste procedury, szybkie formalności i przyjazne otoczenie biznesowe. Holenderska administracja sprzyja przedsiębiorczości, a większość czynności można załatwić w ciągu jednego dnia. Warto jednak poznać dokładny przebieg rejestracji, wymagane dokumenty oraz różnice między formami działalności, by uniknąć błędów na starcie.
Wybór formy prawnej działalności
Pierwszym krokiem jest wybór formy prawnej firmy. Najczęściej Polacy decydują się na jednoosobową działalność gospodarczą (eenmanszaak) lub spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością (BV – besloten vennootschap).
Eenmanszaak to odpowiednik polskiej działalności jednoosobowej. Właściciel odpowiada całym majątkiem za zobowiązania firmy, ale rejestracja jest szybka, tania i nie wymaga kapitału początkowego. To idealne rozwiązanie dla freelancerów, samozatrudnionych (ZZP), rzemieślników i osób świadczących usługi.
BV przypomina polską spółkę z o.o. Jej zaletą jest ograniczona odpowiedzialność właściciela – ryzyko finansowe jest mniejsze, ale proces rejestracji bardziej formalny. Wymaga sporządzenia aktu notarialnego i wpisu w rejestrze handlowym. Forma ta jest korzystna dla przedsiębiorstw zatrudniających pracowników lub planujących rozwój na większą skalę.
Rejestracja w Izbie Handlowej (Kamer van Koophandel)
Wszystkie firmy działające w Holandii muszą być zarejestrowane w Kamer van Koophandel (KvK) – holenderskiej Izbie Handlowej. To centralna instytucja odpowiedzialna za prowadzenie rejestru przedsiębiorstw (Handelsregister).
Proces rejestracji wygląda następująco:
-
Wybiera się formę działalności i nazwę firmy (nazwy nie mogą być zbyt podobne do istniejących marek).
-
Na stronie kvk.nl należy umówić się na spotkanie w najbliższym oddziale KvK.
-
Na spotkaniu przedstawia się dokument tożsamości (paszport lub dowód osobisty UE) oraz adres zamieszkania w Holandii.
-
Wypełnia się formularz rejestracyjny z opisem działalności, adresem siedziby, danymi kontaktowymi i numerem konta bankowego (jeśli jest już założony).
-
Po zatwierdzeniu firma otrzymuje numer KvK – oficjalny numer rejestrowy przedsiębiorstwa.
Rejestracja kosztuje jednorazowo około 80 euro. Po wpisie do KvK dane firmy automatycznie trafiają do Belastingdienst (urzędu skarbowego), który przydziela numer VAT (BTW-nummer) w ciągu kilku dni.
Rejestracja w urzędzie skarbowym (Belastingdienst)
Po rejestracji w KvK nie trzeba osobno składać wniosku o numer podatkowy – system robi to automatycznie. Jednak przedsiębiorca powinien zwrócić uwagę, jaki status podatkowy otrzymał: czy został uznany za pełnoprawnego przedsiębiorcę (ondernemer voor de btw). Tylko wtedy przysługuje prawo do odliczania VAT od zakupów.
Właściciele firm są zobowiązani do prowadzenia księgowości i składania deklaracji VAT, zwykle kwartalnie. W Holandii obowiązuje kilka stawek VAT: 21%, 9% i 0%. Dodatkowo przedsiębiorca rozlicza się z podatku dochodowego w systemie rocznym.
Konto firmowe i ubezpieczenia
Choć w praktyce nie ma obowiązku posiadania konta firmowego, jest to bardzo zalecane. Holenderskie banki (m.in. ING, ABN AMRO, Rabobank, Bunq) oferują konta dla jednoosobowych działalności i spółek BV. Aby je założyć, potrzebny jest numer KvK, dokument tożsamości i adres w Holandii.
Warto też wykupić ubezpieczenia obowiązkowe i dobrowolne. W przypadku samozatrudnionych są to najczęściej:
-
ubezpieczenie zdrowotne (zorgverzekering),
-
ubezpieczenie od niezdolności do pracy (arbeidsongeschiktheidsverzekering),
-
ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej (aansprakelijkheidsverzekering).
Polacy, którzy planują długoterminową działalność, powinni też pamiętać o dobrowolnym zabezpieczeniu emerytalnym (pensioenregeling).
Siedziba firmy i adres rejestracyjny w Holandii
Każda firma musi mieć zarejestrowany adres – może to być adres domowy lub wirtualne biuro. Wielu Polaków prowadzących działalność jednoosobową używa własnego mieszkania jako siedziby. Jednak niektóre gminy ograniczają taką możliwość w budynkach mieszkalnych, dlatego warto sprawdzić lokalne przepisy.
Jeżeli przedsiębiorca nie ma jeszcze stałego miejsca zamieszkania, może skorzystać z adresu biura księgowego lub tzw. adresu administracyjnego.
Obowiązki po rejestracji
Po uzyskaniu numeru KvK i VAT należy prowadzić księgowość zgodnie z holenderskimi wymogami. Obejmuje to ewidencję sprzedaży, kosztów, rachunków bankowych i faktur. Faktury muszą zawierać określone dane, m.in. nazwę firmy, numer KvK, numer VAT, datę, kwotę netto, stawkę i wartość VAT.
W 2026 roku Holandia, podobnie jak Belgia, planuje wdrożenie systemu Peppol, który stanie się obowiązkowym standardem e-fakturowania w relacjach B2B. Oznacza to, że tradycyjne faktury PDF lub arkusze Excel stopniowo zostaną zastąpione ustrukturyzowanym formatem elektronicznym.
Przedsiębiorca ma obowiązek przechowywać dokumentację przez co najmniej 7 lat. Należy też pamiętać o corocznym rozliczeniu podatku dochodowego i ewentualnym zgłoszeniu do lokalnej gminy, jeśli działalność ma wpływ na środowisko lub przestrzeń publiczną.
Zakładanie firmy w Holandii przez Polaka – aspekty praktyczne
Polacy mogą prowadzić działalność w Holandii bez konieczności uzyskiwania zezwoleń na pracę. Wymagany jest jedynie ważny dokument tożsamości i adres w Niderlandach. Jeśli planowana działalność wiąże się z dłuższym pobytem, należy zarejestrować się w gminie (gemeente) i uzyskać numer BSN (Burger Service Nummer).
Warto również pamiętać, że w Holandii obowiązuje system samozatrudnienia (ZZP), który daje dużą elastyczność, ale nie zapewnia ochrony socjalnej. Osoby przechodzące z etatu na działalność muszą samodzielnie zadbać o ubezpieczenia i emeryturę.
Podsumowanie
Jeśli zastanawiałeś się jak założyć firmę w Holandii i czy jest to skomplikowane, na powyższym przykładzie widać że to szybki, przejrzysty proces bez zbędnych formalności. Wystarczy umówić wizytę w Kamer van Koophandel, przedstawić dokument tożsamości i wybrać odpowiednią formę działalności. W ciągu kilku dni przedsiębiorca otrzymuje numer KvK oraz VAT, co pozwala legalnie prowadzić biznes na terenie całych Niderlandów.
Holandia to jedno z najbardziej przyjaznych przedsiębiorcom państw w Europie – z przejrzystym systemem podatkowym, rozwiniętą infrastrukturą cyfrową i kulturą sprzyjającą samodzielności zawodowej. Dla Polaków, którzy chcą rozwijać działalność za granicą, to naturalny kierunek ekspansji i szansa na stabilny rozwój w zrównoważonym otoczeniu prawnym.
