Outsourcing kadr i płac opłaca się przede wszystkim wtedy, gdy firma chce zapewnić ciągłość rozliczeń pracowników bez tworzenia osobnego stanowiska. Przy dużej skali zatrudnienia własny zespół może jednak zapewniać szybszy dostęp do informacji. Decyzję warto podjąć po porównaniu ceny usługi, czasu pracy, kosztów oprogramowania, zastępstw i ryzyka błędów.
Na czym polega outsourcing kadr i płac?
Outsourcing kadr i płac polega na przekazaniu zewnętrznej firmie całości albo części obowiązków związanych z zatrudnianiem i rozliczaniem pracowników. Pracodawca nadal podejmuje decyzje dotyczące warunków zatrudnienia i wynagrodzeń, natomiast usługodawca przygotowuje dokumenty, obliczenia i zgłoszenia na podstawie otrzymanych danych.
Taki model może obejmować jedynie naliczanie list płac albo pełne prowadzenie kadr i płac. Zakres ustala się w umowie, dlatego trzeba określić, kto zbiera dane o czasie pracy, kto przygotowuje umowy i aneksy, a kto odpowiada za kontakt z pracownikami.
Jakie zadania można przekazać zewnętrznej firmie?
Zewnętrzna obsługa kadrowo-płacowa może przejąć przygotowywanie dokumentów związanych z zatrudnieniem, naliczanie wynagrodzeń, rozliczanie urlopów i nieobecności oraz sporządzanie dokumentów do ZUS. Zakres może obejmować też ewidencję czasu pracy, rachunki do umów cywilnoprawnych i zaświadczenia.
Pracodawca ma obowiązek prowadzić dokumentację pracowniczą, a ewidencja czasu pracy służy prawidłowemu ustaleniu wynagrodzenia i innych świadczeń. Płatnik składek odpowiada również za zgłaszanie i wyrejestrowywanie ubezpieczonych oraz comiesięczne rozliczanie składek. Firma zewnętrzna może wykonywać te czynności operacyjnie, ale potrzebuje kompletnych informacji od klienta.
Ile czasu zajmuje obsługa pracowników w rozwijającej się firmie?
Obsługa pracowników zajmuje coraz więcej czasu wraz ze wzrostem zatrudnienia i liczby zmian uwzględnianych w każdym miesiącu. Samo przygotowanie listy płac to tylko część pracy. Dochodzą urlopy, zwolnienia lekarskie, nadgodziny, premie, zmiany etatu, zatrudnianie nowych osób i rozwiązywanie umów.
W małej firmie zadania te mogą pojawiać się nieregularnie, ale muszą zostać wykonane w określonym terminie. Właściciel często zajmuje się nimi kosztem sprzedaży lub obsługi klientów. Przy porównywaniu modeli warto więc policzyć także czas przeznaczany na śledzenie zmian i poprawki.
Własna kadrowa czy zewnętrzna obsługa – jakie są różnice?
Własna kadrowa jest częścią organizacji, natomiast firma zewnętrzna realizuje ustalony zakres usługi według określonego obiegu informacji. Osoba zatrudniona wewnętrznie zna strukturę przedsiębiorstwa, może szybko wyjaśniać nietypowe sytuacje i na bieżąco współpracować z kierownikami. Ten model sprawdza się tam, gdzie codziennie pojawia się wiele zmian kadrowych.
Outsourcing daje natomiast dostęp do zespołu, który może zapewnić zastępstwo podczas urlopu lub choroby osoby prowadzącej rozliczenia. Firma nie musi też kupować programu kadrowo-płacowego. Wadą może być konieczność przestrzegania terminów przekazywania danych oraz dodatkowa opłata za sprawy wykraczające poza umowę.
Własny księgowy jest zwykle bardziej dostępny w codziennych sprawach i może szybciej reagować na nagłe zmiany. Zewnętrzna firma działa natomiast według ustalonych procedur, dzięki czemu łatwiej zachować powtarzalność rozliczeń i kontrolować terminy. Wybór zależy więc od tego, czy przedsiębiorstwo potrzebuje stałej obecności kadrowej, czy przede wszystkim terminowej realizacji konkretnych zadań.
Kiedy outsourcing kadr i płac zaczyna się opłacać?
Outsourcing kadr i płac zaczyna się opłacać wtedy, gdy łączny koszt samodzielnej obsługi przewyższa cenę zewnętrznej usługi albo firma nie jest w stanie zapewnić jej ciągłości. Najczęściej dotyczy to przedsiębiorstw, które zatrudniają już kilka lub kilkanaście osób, ale nie potrzebują jeszcze pełnego etatu księgowego.
Koszt obsługi kadrowej wewnątrz firmy obejmuje nie tylko wynagrodzenie. Trzeba doliczyć składki, urlopy, szkolenia, system kadrowo-płacowy, archiwizację, sprzęt i zastępstwo. Outsourcing może być korzystny także podczas szybkiego wzrostu zatrudnienia.
Znaczenie ma również przewidywalność kosztów. Przy zewnętrznej obsłudze firma najczęściej płaci za określony zakres czynności lub liczbę pracowników, dzięki czemu łatwiej zaplanować miesięczne wydatki. Trzeba jednak wcześniej sprawdzić, które zadania są wliczone w cenę, a które będą rozliczane osobno.
Nie oznacza to jednak, że outsourcing zawsze będzie tańszy. Przy dużej liczbie zatrudnionych, rozbudowanym systemie premiowym lub pracy zmianowej koszt usługi może rosnąć. Własny dział może wtedy lepiej odpowiadać potrzebom firmy, zwłaszcza jeśli kadry są ściśle związane z planowaniem pracy i zarządzaniem zespołami.
Jak wygląda przekazywanie dokumentów i danych pracowników?
Przekazywanie dokumentów powinno odbywać się według stałego harmonogramu i przez bezpieczny kanał uzgodniony z usługodawcą. Firma przekazuje informacje o czasie pracy, urlopach, zwolnieniach, premiach, nowych umowach i zmianach wynagrodzeń. Na tej podstawie zespół przygotowuje listy płac i zgłoszenia.
W praktyce warto ustalić konkretny dzień miesiąca, do którego należy przekazać dane do wynagrodzeń. Potrzebna jest również procedura zgłaszania zmian po terminie, na przykład dodatkowej premii, korekty czasu pracy albo nieobecności pracownika. Pozwala to uniknąć sytuacji, w której zewnętrzna firma otrzymuje sprzeczne informacje tuż przed wypłatą.
Jak podkreśla Biuro Everte:
„Dobra organizacja dokumentów finansowych nie tylko ułatwia bieżącą działalność, ale również pomaga w prawidłowym ustaleniu wyniku finansowego oraz wysokości podatków do zapłaty. To właśnie cenią nasi klienci, że nie muszą studiować zasad ewidencji operacji gospodarczych, a dzięki naszym księgowym wszystko mają prawidłowo zewidencjonowane i rozliczone”.
Uporządkowany obieg danych ma znaczenie także w obsłudze kadrowo-płacowej, ponieważ ogranicza ryzyko pominięcia informacji wpływających na wynagrodzenia, składki i dokumentację pracowników.
Przy outsourcingu dane pracowników są przetwarzane przez podmiot zewnętrzny, dlatego zasady ich powierzenia i zabezpieczenia powinny zostać opisane w umowie. Warto sprawdzić, kto ma dostęp do danych, gdzie są przechowywane i co dzieje się z dokumentami po zakończeniu współpracy. UODO, czyli Urząd Ochrony Danych Osobowych, wskazuje biuro rachunkowe jako typowy przykład podmiotu, któremu administrator powierza dane potrzebne do realizacji usługi.
Kto odpowiada za błędy w dokumentacji kadrowej?
Przekazanie kadr i płac na zewnątrz nie usuwa obowiązków pracodawcy wobec pracowników i instytucji. To pracodawca pozostaje stroną stosunku pracy, a płatnik składek ma obowiązek zgłaszać ubezpieczonych, rozliczać składki i opłacać je w terminie. Umowa z usługodawcą może natomiast określać jego odpowiedzialność za błędy wynikające z niewłaściwego wykonania powierzonych czynności.
Znaczenie ma przyczyna pomyłki. Jeżeli klient zbyt późno przekaże informację o premii, zwolnieniu lub zmianie etatu, zewnętrzna firma może nie przygotować prawidłowego rozliczenia. Jeżeli błąd wynika z niewłaściwego naliczenia mimo kompletnych danych, odpowiedzialność należy oceniać według umowy. Warto więc ustalić procedurę korekt.
Przedsiębiorca powinien sprawdzić także, czy usługodawca posiada ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej oraz jak szybko wykonuje poprawki. Ważne jest również to, kto kontaktuje się z ZUS lub pracownikiem, gdy trzeba wyjaśnić nieprawidłowość. Sam zapis o prowadzeniu kadr i płac może być zbyt ogólny, aby jasno określić podział odpowiedzialności.
Jak wybrać firmę prowadzącą kadry i płace?
Dobrą firmę prowadzącą kadry i płace wybiera się na podstawie zakresu odpowiedzialności, komunikacji i zabezpieczenia danych, a nie wyłącznie najniższej ceny. Przed podpisaniem umowy warto ustalić, czy wycena obejmuje przygotowywanie umów, rozliczanie zleceniobiorców, korekty, zaświadczenia, kontakt z ZUS i wsparcie podczas kontroli. Trzeba też sprawdzić czas odpowiedzi i zasady zastępstwa opiekuna.
Ważne jest również doświadczenie w obsłudze firm o podobnym sposobie zatrudniania. Inne potrzeby będzie miało biuro zatrudniające pracowników na stałych etatach, a inne przedsiębiorstwo działające zmianowo, wypłacające premie albo korzystające z wielu umów cywilnoprawnych. Dobrze dobrany usługodawca powinien rozumieć te różnice już na etapie przygotowywania oferty.
Znaczenie mają używane systemy, sposób przekazywania dokumentów i możliwość obsługi osób zarządzających firmą w innym języku. Przedsiębiorstwa z zagranicznym właścicielem mogą sprawdzić ofertę Everte, której anglojęzyczny serwis obejmuje także usługi HR i payroll (zobacz: https://accountingpoland.com.pl/).
Outsourcing kadr i płac może zmniejszyć obciążenie administracyjne i zapewnić ciągłość rozliczeń, ale powinien być dopasowany do skali zatrudnienia oraz organizacji firmy. Przed wyborem warto porównać pełny koszt obu modeli, dokładnie ustalić podział obowiązków i sprawdzić, jak usługodawca chroni dane pracowników.
Dane kontaktowe
Kancelaria Rachunkowa EVERTE Sp. z o.o.
ul. Willowa 65, lokal 18
20-819 Lublin
tel. 81 440 45 81
tel. 720 838 133
e-mail: kontakt@biuroeverte.pl
www: https://biuroeverte.pl/
