Organizacja dużego wydarzenia firmowego – konferencji branżowej, gali czy premiery produktu – zaczyna się zwykle na kilka miesięcy przed samym eventem, od wyboru odpowiedniej lokalizacji. Zespoły event managerskie coraz częściej sprawdzają ofertę eventową DoubleTree by Hilton Warsaw, zanim przejdą do szczegółowego planowania harmonogramu.

Od czego zacząć wybór lokalizacji na event

Szukając odpowiedniego miejsca na eventy Warszawa, warto określić na starcie kilka kluczowych parametrów: przewidywaną liczbę uczestników, potrzebny metraż przestrzeni oraz to, czy wydarzenie będzie miało charakter formalny, czy bardziej networkingowy.

Duże znaczenie ma też elastyczność obiektu w zakresie aranżacji – możliwość połączenia kilku sal w jedną większą przestrzeń lub, odwrotnie, podzielenia jej na mniejsze strefy tematyczne, daje organizatorom dużo większą swobodę w projektowaniu przebiegu wydarzenia.

Przy wyborze lokalizacji warto też zapytać o wsparcie doświadczonego zespołu eventowego po stronie obiektu – dobra współpraca z koordynatorem na miejscu potrafi znacznie odciążyć organizatorów w dniu samego wydarzenia.

Praktyczne wskazówki

Na co zwrócić uwagę

Przy organizacji wydarzenia z udziałem wystawców czy strefy networkingowej warto zwrócić uwagę na możliwość dowolnej aranżacji przestrzeni – swobodne ustawienie stoisk, stref cateringowych czy miejsc do rozmów kuluarowych wpływa na komfort i satysfakcję uczestników.

Coraz częściej organizatorzy dużych eventów pytają też o dostępność zaplecza technicznego – nagłośnienia, oświetlenia scenicznego czy transmisji na żywo, co ma szczególne znaczenie przy wydarzeniach hybrydowych łączących uczestników stacjonarnych i online.

Ważnym elementem bywa też dostępność powierzchni parkingowej oraz łatwość dojazdu dla gości spoza Warszawy – lokalizacja obiektu w dobrze skomunikowanej części miasta znacząco ułatwia logistykę większych wydarzeń firmowych.

Dobrze jest też z wyprzedzeniem zapytać o możliwość organizacji cateringu dopasowanego do charakteru eventu – od formalnych kolacji biznesowych po swobodne bufety w formule networkingowej, dostosowane do specyfiki konkretnego wydarzenia.

Warto też zapytać o wcześniejsze realizacje podobnych wydarzeń w danym obiekcie – doświadczenie w organizacji konferencji branżowych czy dużych premier produktowych bywa dobrym wskaźnikiem tego, jak sprawnie zespół obiektu poradzi sobie z logistyką planowanego eventu.

Dodatkowe wskazówki

Dobrze jest też ustalić zasady dotyczące montażu i demontażu scenografii czy zabudowy stoisk – w przypadku bardziej rozbudowanych wydarzeń czas potrzebny na przygotowanie sali bywa równie istotny jak sam przebieg samego eventu.

Warto też zapytać o dostępność wsparcia marketingowego ze strony obiektu – niektóre lokalizacje oferują promocję wydarzenia w swoich kanałach komunikacji, co może dodatkowo zwiększyć frekwencję, szczególnie przy eventach otwartych dla szerszej publiczności.

Warto też zapytać o możliwość wcześniejszego montażu materiałów promocyjnych i standów – dostęp do sali dzień przed wydarzeniem znacznie ułatwia przygotowania, szczególnie przy bardziej rozbudowanych konferencjach z wieloma partnerami i wystawcami.

Warto też zapytać o możliwość przeprowadzenia próby technicznej dzień przed samym wydarzeniem – sprawdzenie sprzętu multimedialnego, nagłośnienia i oświetlenia z wyprzedzeniem pozwala uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek tuż przed rozpoczęciem konferencji czy gali firmowej.

Podsumowując, organizacja dużego wydarzenia firmowego to proces wymagający starannego zaplanowania wielu detali – warto rozpocząć poszukiwania odpowiedniej lokalizacji z odpowiednim wyprzedzeniem, by mieć czas na dopracowanie wszystkich elementów przed samym eventem.