Braki kadrowe potrafią pojawić się nagle. Nowy kontrakt, sezonowy wzrost zamówień, urlopy, nieobecności czy dynamiczny rozwój firmy mogą sprawić, że dotychczasowy zespół przestaje wystarczać.

W takiej sytuacji przedsiębiorca nie zawsze chce od razu zatrudniać kolejne osoby na stałe. Proces rekrutacji wymaga czasu, a zapotrzebowanie może mieć charakter przejściowy.

Dlatego firmy coraz częściej analizują bardziej elastyczne modele pozyskiwania personelu.

Z tego artykułu dowiesz się, że:

• dodatkowi pracownicy mogą być potrzebni tylko przez określony czas,
• wynajem pracowników bywa wykorzystywany przy sezonowości i nagłym wzroście liczby zleceń,
• leasing pracowniczy jest określeniem często stosowanym biznesowo, ale konkretna forma współpracy powinna być zawsze prawidłowo określona pod względem prawnym,
• elastyczne rozwiązania kadrowe nie zastępują w każdej sytuacji klasycznego zatrudnienia,
• przed zwiększeniem zespołu warto dokładnie określić liczbę potrzebnych osób, zakres obowiązków oraz przewidywany czas współpracy.

Dlaczego firmom zaczyna brakować pracowników?

Nie zawsze oznacza to problem z samą rekrutacją.

W wielu przedsiębiorstwach zapotrzebowanie na ludzi naturalnie zmienia się w ciągu roku. Dobrym przykładem są firmy produkcyjne, magazyny, centra logistyczne, handel i e-commerce.

W okresach zwiększonej sprzedaży może być potrzebnych znacznie więcej osób niż kilka miesięcy wcześniej.

Podobnie wygląda sytuacja po pozyskaniu dużego kontraktu. Firma może wiedzieć, że przez najbliższe pół roku potrzebuje dodatkowego personelu, ale jednocześnie nie mieć pewności, czy takie zapotrzebowanie utrzyma się w kolejnych latach.

Właśnie w takich sytuacjach zaczynają pojawiać się pytania o bardziej elastyczne modele organizacji zatrudnienia.

Wynajem pracowników – kiedy firmy rozważają takie rozwiązanie?

Określenie wynajem pracowników jest powszechnie stosowane w języku biznesowym w odniesieniu do korzystania z personelu zapewnianego przez zewnętrzny podmiot.

Z perspektywy przedsiębiorstwa najważniejsza jest możliwość stosunkowo szybkiego zwiększenia liczby osób wykonujących określone zadania.

Takie zapotrzebowanie może pojawić się między innymi:

• podczas sezonowego wzrostu produkcji,
• przy zwiększonej liczbie zamówień,
• podczas realizacji dodatkowego kontraktu,
• w okresie urlopowym,
• przy dłuższych nieobecnościach części zespołu,
• podczas uruchamiania nowej lokalizacji lub projektu.

Nie oznacza to jednak, że każdy przypadek czasowego zwiększenia zatrudnienia powinien być organizowany w identyczny sposób.

Leasing pracowniczy – co właściwie oznacza?

W praktyce biznesowej często pojawia się również określenie leasing pracowniczy.

Termin ten jest używany szeroko i może odnosić się do różnych sposobów korzystania z pracy osób zapewnianych przez inny podmiot. Dlatego przedsiębiorca nie powinien kierować się wyłącznie nazwą usługi.

Znacznie ważniejsze jest ustalenie:

• kto formalnie zatrudnia pracownika,
• kto organizuje jego pracę,
• kto wydaje bieżące polecenia,
• jaki jest zakres odpowiedzialności poszczególnych stron,
• na jakiej podstawie realizowana jest współpraca.

Ma to znaczenie nie tylko organizacyjne, ale również prawne.

Czy wynajem pracowników oznacza mniej obowiązków?

Jednym z powodów zainteresowania zewnętrznym personelem jest możliwość ograniczenia części pracy związanej z samym pozyskaniem kandydatów.

Nie oznacza to jednak, że przedsiębiorstwo korzystające z dodatkowych osób nie ma żadnych obowiązków.

Nowy pracownik musi wiedzieć, jakie zadania ma wykonywać, gdzie znajduje się jego stanowisko, jakie zasady obowiązują w przedsiębiorstwie i do kogo może zwrócić się w przypadku problemu.

Szczególne znaczenie ma również bezpieczeństwo pracy i właściwe przygotowanie stanowiska.

Kiedy klasyczna rekrutacja może być lepsza?

Elastyczne modele zatrudnienia najlepiej odpowiadają sytuacjom, w których zapotrzebowanie jest zmienne.

Jeżeli natomiast przedsiębiorstwo tworzy stanowisko, które będzie potrzebne przez wiele lat, klasyczne zatrudnienie może okazać się bardziej naturalnym rozwiązaniem.

Dotyczy to zwłaszcza stanowisk wymagających:

• długiego wdrożenia,
• znajomości wewnętrznych procesów,
• kontaktu ze strategicznymi klientami,
• budowania kompetencji charakterystycznych dla konkretnej firmy.

Nie oznacza to, że przedsiębiorstwo musi wybrać wyłącznie jeden model.

W praktyce możliwe jest utrzymywanie stałego, podstawowego zespołu i zwiększanie jego liczebności w okresach większego zapotrzebowania.

Jak określić realne zapotrzebowanie na pracowników?

Zanim firma rozpocznie poszukiwanie dodatkowego personelu, powinna odpowiedzieć na kilka podstawowych pytań.

Ilu osób naprawdę potrzeba?

Warto oprzeć się na rzeczywistym obciążeniu pracą, a nie wyłącznie na intuicji.

Czasami problemem nie jest zbyt mała liczba osób, ale niewłaściwa organizacja procesu.

Na jak długo potrzebne jest wsparcie?

To jedna z najważniejszych informacji.

Innego rozwiązania może wymagać potrzeba dodatkowych pięciu osób przez trzy tygodnie, a innego konieczność powiększenia zespołu na kilka lat.

Jakich kompetencji potrzeba?

Im dokładniejszy opis stanowiska, tym łatwiejsze dopasowanie odpowiednich osób.

Warto określić nie tylko wymagane doświadczenie, ale również system pracy, godziny, lokalizację i ewentualne uprawnienia.

W jakich branżach elastyczne zatrudnienie jest szczególnie przydatne?

Najczęściej są to sektory, w których obciążenie pracą może zmieniać się stosunkowo szybko.

Dobrym przykładem jest logistyka.

Nagły wzrost liczby zamówień w sklepie internetowym oznacza więcej pracy przy kompletowaniu produktów, pakowaniu i przygotowaniu wysyłek.

Podobnie wygląda sytuacja w produkcji. Nowy kontrakt może wymagać szybkiego uruchomienia dodatkowej zmiany.

Elastyczne formy pozyskiwania personelu mogą być również wykorzystywane w handlu, usługach, hotelarstwie, gastronomii oraz przy realizacji określonych projektów.

Cena nie powinna być jedynym kryterium

Przy porównywaniu różnych form pozyskiwania personelu łatwo skupić się wyłącznie na kosztach.

Tymczasem równie istotne mogą być:

• czas pozyskania odpowiednich osób,
• jakość dopasowania kandydatów,
• rotacja,
• możliwość szybkiej zmiany liczebności zespołu,
• zakres obowiązków administracyjnych,
• doświadczenie osób kierowanych do pracy.

Najtańsze rozwiązanie nie zawsze okazuje się najbardziej ekonomiczne, jeżeli pracownicy często się zmieniają albo wymagają ciągłego ponownego wdrażania.

Dobre wdrożenie pozostaje kluczowe

Niezależnie od tego, w jakim modelu dana osoba rozpoczyna pracę, pierwsze dni mają duże znaczenie.

Pracownik powinien otrzymać jasne informacje dotyczące zakresu obowiązków, organizacji stanowiska i zasad obowiązujących w firmie.

Szczególnie przy zwiększaniu zespołu w krótkim czasie warto przygotować prosty proces wdrożenia.

Może obejmować checklistę pierwszego dnia, krótkie szkolenie stanowiskowe i wskazanie osoby odpowiedzialnej za pomoc nowym członkom zespołu.

Dzięki temu większa liczba pracowników rzeczywiście zwiększa możliwości firmy, zamiast generować dodatkowy chaos organizacyjny.

FAQ

Czy wynajem pracowników sprawdza się wyłącznie w dużych firmach?

Nie. Z dodatkowego personelu mogą korzystać również mniejsze przedsiębiorstwa, jeżeli pojawia się u nich okresowy wzrost zapotrzebowania na pracę.

Czy leasing pracowniczy jest tym samym co praca tymczasowa?

Nie należy automatycznie traktować tych pojęć jako synonimów. „Leasing pracowniczy” jest określeniem używanym w obrocie biznesowym, natomiast konkretna współpraca powinna być oceniana według jej rzeczywistej konstrukcji i obowiązujących przepisów.

Kiedy warto zatrudnić pracownika na stałe?

Przede wszystkim wtedy, gdy potrzeba danego stanowiska ma charakter długoterminowy i firma chce budować kompetencje wewnątrz organizacji.

Czy zewnętrzni pracownicy wymagają wdrożenia?

Tak. Każda nowa osoba powinna poznać swoje obowiązki, sposób organizacji pracy oraz podstawowe procedury obowiązujące w przedsiębiorstwie.

Czy elastyczne zatrudnienie pomaga przy sezonowości?

Może być szczególnie przydatne właśnie wtedy, gdy zapotrzebowanie na personel znacząco rośnie tylko w wybranych okresach roku.

Podsumowanie

Zmienne zapotrzebowanie na pracowników jest naturalnym elementem działalności wielu przedsiębiorstw. Nie każda sytuacja wymaga jednak natychmiastowego zwiększenia stałego zatrudnienia.

Przy sezonowości, większych kontraktach, zastępstwach czy przejściowym wzroście liczby zamówień firmy mogą analizować bardziej elastyczne rozwiązania.

Najważniejsze jest jednak właściwe określenie potrzeb przedsiębiorstwa – liczby osób, zakresu ich zadań, wymaganych kompetencji oraz czasu, przez jaki dodatkowy personel będzie rzeczywiście potrzebny.

Dopiero na tej podstawie można wybrać model, który odpowiada zarówno bieżącej sytuacji firmy, jak i jej planom na kolejne miesiące.