Wybór odpowiedniego hotelu na konferencję jest niezbędny, aby zapewnić uczestnikom jak najlepsze możliwości wykorzystanie spotkania. Pierwszym krokiem w wyborze odpowiedniego hotelu jest po prostu wiedza, jakiego rodzaju zakwaterowania potrzebujesz na konferencję.

Następnie wystarczy zbadać różne potencjalne hotele, zawęzić listę i dokonać ostatecznego wyboru – jeśli szukasz czegoś w okolicach Mazur nawet nie musisz czytać dalej, bowiem mamy dla Ciebie gotowe rozwiązanie, sprawdzony i polecany Hotel SPA na Mazurach . Jeśli jednak chcesz poszerzyć swoją wiedzę z myślą o kolejnych konferencjach, zachęcamy do lektury!

Określanie swoich priorytetów

Upewnij się, że masz określony budżet i wiesz ile możesz wydać na miejsce. Oprócz opłat za hotel, budżet na konferencję powinien również obejmować pieniądze na:

• materiały marketingowe
• żywność i napoje
• sprzęt do prezentacji

Jeśli nie masz określonego budżetu, musisz pozostać w pewnych ramach, opracuj idealny budżet na konferencję i staraj się utrzymać koszty jak najbliżej tej kwoty.

Na przykład, jeśli spodziewasz się, że uczestnicy konferencji zapłacą łącznie 30 000 zł w opłatach rejestracyjnych, możesz ustawić swój budżet na około 27 000–30 000 zł, aby zyskać trochę swobody. Musisz mieć ograniczenia budżetowe, aby kierować podejmowaniem decyzji dotyczących wyboru hotelu. Pozwoli to również poinformować hotel o przewidywanych wydatkach.

Dowiedz się, jaka będzie prawdopodobna frekwencja na konferencji. To da ci wyobrażenie o całkowitej liczbie dostępnych pokoi, które hotel będzie musiał mieć na imprezę. Jeśli prowadziłeś tę konferencję w przeszłości, użyj danych historycznych, aby uzyskać średnią liczbę uczestników. Jeśli ludzie już się zarejestrowali lub wyrazili zainteresowanie Twoją konferencją, użyj tych liczb, aby uzyskać możliwie najbardziej dokładne oszacowanie.

Jeśli masz dostęp do listy prawdopodobnych uczestników, możesz również wysłać wiadomość e-mail z prośbą, aby ludzie powiedzieli, czy są zainteresowani lub czy mogą wziąć udział w konferencji w tym roku.

Określ, ile miejsca potrzebujesz w hotelu.

Oprócz sypialni, uczestnicy konferencji będą również potrzebować dostępu do 1 lub więcej sal konferencyjnych, jak również miejsca do prezentacji lub pokazywania różnych eksponatów. Zdecyduj, jakie działania chcesz uwzględnić w konferencji, aby określić, jaki rodzaj przestrzeni hotel będzie musiał zaoferować.

Pomyśl w kategoriach liczby uczestników, dostawców lub innych organizacji, które mogą chcieć zaprezentować eksponaty w ramach konferencji. Zastanów się, czy miejsce musi odzwierciedlać określony temat lub motyw. Weź pod uwagę zarówno własną wizję tego, jak będzie wyglądać konferencja, jak i oczekiwania uczestników konferencji lub obserwatorów. Jeśli przydatność jest bardzo ważna dla powodzenia konferencji, należy ograniczyć wyszukiwanie tylko do tych hoteli, które są zgodne z wizją konferencji Na przykład, jeśli chcesz, aby miejsce konferencji było bardzo eleganckie i imponujące dla uczestników, możesz zajrzeć tylko do hoteli takich jak ten w Mazurach podany na samym początku artykułu.

Sprawdzenie oferty różnych hoteli

Skorzystaj z hotelowej strony internetowej, aby sprawdzić, czy mają odpowiednie zakwaterowanie. Większość hoteli umieszcza informacje, takie jak dostępność pokoi, sale konferencyjne i sprzęt, a także czy organizowały konferencje w przeszłości na swojej stronie internetowej. Użyj dostępnej strony, aby natychmiast zdecydować, czy chcesz dalej sprawdzać co ma do zaoferowania ten hotel.

Wskazówka: zacznij sprawdzać hotele co najmniej 6 miesięcy przed zaplanowanym wydarzeniem. W przypadku dużych corocznych spotkań nie jest niczym niezwykłym, że rezerwacje rozpoczynają proces natychmiast po zakończeniu ostatniego zdarzenia.

Upewnij się, że hotel będzie dostępny dla uczestników konferencji.

Hotel musi być zlokalizowany w pobliżu lotniska lub dworca kolejowego, jeśli uczestnicy podróżują na konferencję z daleka. Jeśli spodziewasz się, że wielu uczestników pojedzie do hotelu, powinien mieć wystarczająco duży parking, aby pomieścić wszystkie samochody.

Warto również sprawdzić, czy w pobliżu hotelu znajdują się restauracje, bary i inne atrakcje, więc uczestnicy konferencji mogą mieć coś ciekawego do zrobienia w godzinach wieczornych. Zapytaj też o liczbę i wielkość dostępnych sal konferencyjnych. Wiele konferencji wymaga wielu sal konferencyjnych lub bardziej kameralnych, które zapewniają miejsce dla małych grup i dużych spotkań grupowych w trakcie konferencji. Upewnij się, że nie zapomniałeś zapytać właśnie o dostępność również do zasilania i podłączeń bezprzewodowych w każdym pokoju. Jeśli ludzie będą organizować prezentacje w sali konferencyjnej, przestrzeń będzie potrzebowała sprzętu audiowizualnego i możliwości, z których mogą korzystać prezenterzy – też nie zapomnij co do tego się upewnić w ramach wstępnego rozeznania w ofertach branych pod uwagę hoteli.

W razie potrzeby zadzwoń też, aby zapytać o:

• catering posiłków
• planowanie menu

Jest to konieczne tylko wtedy, gdy chcesz, aby hotel zaspokoił potrzeby uczestników Twojej konferencji lub jeśli chcesz, aby hotel pomieścił firmę cateringową.

Omów potencjalne rozwiązania dotyczące wyżywienia i planowania menu, a także przekąski i przekąski na przerwy między sesjami, aby upewnić się, że uczestnicy konferencji będą mieli dostęp do żywności i napojów podczas imprezy. Idealnie jest wtedy, jeśli wybrany przez Ciebie hotel może przygotować menu, które jest na tyle zróżnicowane, aby poradzić sobie z różnymi wymaganiami dietetycznymi, których potrzebują uczestnicy.

Skonsultuj się z pracownikami na temat możliwości odbioru i przechowywania sprzętu wystawowego. Zapytaj kierownika lub członka personelu, czy hotel może pomieścić eksponaty uczestników z wyprzedzeniem lub przechowuj je w sali konferencyjnej przed faktycznymi prezentacjami. Jeśli hotel nie ma tego rodzaju przestrzeni, uczestnicy będą musieli przechowywać swoje eksponaty w swoich pokojach podczas konferencji, co może być niewygodne. Chcesz by było wygodnie? Odpowiedzią jest: Hotel Pory Roku ze SPA Mazury .