Przygotowywanie planów pracy jest pracochłonnym zadaniem, zwłaszcza jeśli posługujemy się tradycyjnymi metodami i narzędziami. Na szczęście, w dzisiejszych czasach harmonogram czasu pracy można przygotować szybko, sprawnie i co najważniejsze, bez kosztownych błędów i nadgodzin. W tym celu warto sięgnąć po dedykowane temu zadaniu narzędzie, które krok po kroku przeprowadzi nas przez cały skomplikowany i złożony proces tworzenia grafików pracowniczych. Z jakich praktycznych, ogólnodostępnych rozwiązań w tym zakresie warto skorzystać – o tym powiemy poniżej!

Jak przygotować się do tworzenia grafików?

Przed przystąpieniem do tworzenia harmonogramu czasu pracy, warto wykonać kilka czynności, które ułatwią nam to zadanie. W pierwszej kolejności, warto zapytać pracowników o ich potrzeby w tej kwestii – w jakich dniach miesiąca chcą mieć wolne, czy preferują zmiany poranne czy popołudniowe, a także sprawdzić zaplanowane już wcześniej dni wolne i urlopy. Warto także zweryfikować, czy w nadchodzącym miesiącu nie przypadają dni ustawowo wolne od pracy, których obecność będzie miała wpływ na ostateczny kształt grafika.

Prawidłowo skomponowany harmonogram czasu pracy musi odpowiadać potrzebom zarówno pracowników, jak i samej firmy. W związku z tym drugim czynnikiem, powinien on uwzględniać warunki biznesowe panujące w danym miesiącu. Przed przystąpieniem do jego sporządzania, warto wiec zastanowić się, czy przed nami intensywny czas wytężonej pracy czy raczej luźniejszy okres, w którym pracownicy będą mogli wykorzystywać urlopy i dni wolne.

Bardzo ważną kwestią w prowadzeniu biznesu opartego na pracy zatrudnionych osób stanowią nadgodziny. Nie są one opłacalne dla przedsiębiorstwa, gdyż generują wyższe wydatki. W miarę możliwości warto więc unikać ich występowania oraz dążyć do ich maksymalnej redukcji. W większości przypadków okazuje się także, że bardziej opłacalnym dla pracodawcy krokiem jest zatrudnienie dodatkowych pracowników aniżeli wypłacanie nadgodzin aktualnej kadrze.

Program do planowania czasu pracy, czyli jak robić to dobrze?

Oprócz wymienionych powyżej praktycznych elementów, na ostateczny kształt grafiku wpływa także szereg innych czynników. Podczas ich tworzenia musimy wziąć pod uwagę także przepisy prawne oraz normy zawarte w Kodeksie pracy. Istotny jest także zastosowany w firmie system czasu pracy i wiele innych elementów, które trzeba mieć na uwadze, tworząc grafik na nowy miesiąc.

Aby ułatwić sobie to zadanie, warto wykorzystać profesjonalny program do planowania czasu pracy, dostępny online. Jest to bardzo praktyczne, przydatne w każdej firmie narzędzie, które automatyzuje cały proces oraz znacząco usprawnia i przyspiesza tworzenie harmonogramów czasu pracy.

Program do planowania czasu pracy jest dostępny w wersji desktopowej i pozwala na tworzenie korzystnych dla pracodawcy grafików bez nadgodzin. Jego obsługa jest bardzo prosta i intuicyjna, a wszystkie grafiki powstają w oparciu o aktualnie obowiązujący Kodeks pracy. Ogromnym atutem tego rozwiązania jest także dostęp do grafików z dowolnego miejsca i urządzenia, co pozwala na planowanie czasu pracy oraz wprowadzanie zmian do gotowych harmonogramów także poza biurem.