Archiwizacja dokumentów, czyli gromadzenie i odpowiednie zabezpieczenie faktur oraz innych źródeł informacji to jeden z kluczowych elementów sprawnego funkcjonowania firmy.

Archiwizacja dokumentów elektronicznych

Archiwizacja dokumentów, czyli ich gromadzenie, podział i zabezpieczenie to jeden z bardziej czasochłonnych i kosztotwórczych procesów w firmie. Mając na uwadze, że coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się na wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów, zmuszone są one do zdigitalizowania także na płaszczyźnie przechowywania. Zasady archiwizacji dokumentów elektronicznych nie różnią się jednak znacząco od tych, dotyczących tradycyjnych dokumentów. Taka forma pociąga za sobą jednak wiele korzyści dla firmy. Wśród nich wskazać można m.in.:

• oszczędność pieniędzy, wynikającą z braku potrzeby drukowania dokumentów,
• oszczędność czasu – znalezienie dokumentów jest bowiem dużo szybsze,
• zminimalizowanie przestrzeni, którą zapewnić trzeba na gromadzone dokumenty,
• zwiększone bezpieczeństwo.

Zasady archiwizacji dokumentów

W odniesieniu do faktur ustawodawca wskazał wprost, że archiwizacja dokumentów odbywać powinna się w podziale na okresy rozliczeniowe oraz w sposób zapewniający łatwe odszukanie. Ponadto konieczne jest, aż do czasu upływu terminu przedawnienia, zapewnienie:

• autentyczności pochodzenia,
• integralności treści,
• czytelności faktur.

Wybór sposobu zapewnienia tych cech faktury ustawodawca pozostawił podatnikowi. Co do zasady służą temu kontrole biznesowe, zaś w przypadku faktur elektronicznych autentyczność i integralność zachowane są w szczególności w razie wykorzystania:

• kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
• elektronicznej wymiany danych tzw. systemu EDI, którego wdrożenie usprawnia także samo archiwizowanie dokumentów elektronicznych.

Archiwizacja faktur elektronicznych

Ustawodawca nie określił w przepisach żadnych szczególnych zasad archiwizowania faktur elektronicznych. Zgodnie z ogólnymi regułami, podatnicy zobowiązani są do przechowywania ewidencji prowadzonych dla celów rozliczania podatku oraz wszystkich dokumentów, w tym faktur, aż do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Termin ten wynosi pięć lat.

Archiwizowanie dokumentów dotyczy zarówno faktur wystawionych przez podatnika, w tym tych wystawionych ponownie, jak i faktur otrzymanych.

Sposób archiwizacji dokumentów elektronicznych

Sposób archiwizacji dokumentów elektronicznych nie został przez ustawodawcę określony, pozostawiając swobodę podatnikowi. W praktyce oznacza to, że dokumenty, w szczególności faktury elektroniczne, mogą być przechowywane na dyskach twardych, pendrivach, czy płytach CD. Najczęściej jednak gromadzone są one na zewnętrznych serwerach.

W sposób precyzyjny określone zostało jednak miejsce przechowywania faktur. Podatnicy, którzy posiadają siedzibę na terytorium kraju, zobowiązani są bowiem przechowywać je także na terytorium Rzeczpospolitej. Jeśli jednak mamy do czynienia z archiwizacją dokumentów elektronicznych, wówczas efaktury mogą być przechowywane poza terytorium kraju, jeżeli będzie odbywało się to sposób umożliwiający właściwym organom dostęp on-line do tych faktur.

Bezpieczna archiwizacja dokumentów elektronicznych

Wdrożenie systemu Elektronicznej Wymiany Danych pozwala nie tylko na sprawne wystawianie, wysyłanie i odbieranie dokumentów, w tym faktu elektronicznych, ale także na bezpieczną archiwizację dokumentów. W ofercie operatorów EDI znaleźć można bowiem rozwiązania dedykowane przechowywaniu informacji. Przykładem jest system SAFE, oferowany przez operatora EDISON S.A. (edison.pl). Opierając się na szyfrowanym połączeniu, zapewnia on archiwizację, ale i szybki dostęp do dokumentów dla wszystkich osób posiadających uprawnienia, w tym wskazanym organom kontroli skarbowych.