Znalazłeś wymarzonego pracownika? Gratulacje! Przed nim najważniejszy etap – onboarding na nowym stanowisku. Zobacz jakie metryki możesz śledzić, by mieć pewność, że proces adaptacji przebiega prawidłowo.

Plan artykułu:

1. Czym jest onboarding?
2. Dlaczego onboarding jest ważnym procesem
3. 5 metryk onboardingu, które możesz wykorzystać
4. Podsumowanie

Czym jest onboarding?

Onboarding to proces adaptacji pracownika na nowym stanowisku. To czas, kiedy nabywa on niezbędną wiedzę, umiejętności i zachowania. Trwa on przeważnie 3 miesiące, choć wszystko zależy od specyfiki stanowiska. Im wyższy stopień specjalizacji, tym dłuższy jest okres potrzebny na wdrożenie się pracownika.

Dlaczego onboarding jest ważnym procesem

Znalezienie właściwego kandydata do pracy to połowa sukcesu. Druga połowa to sprawienie, że pokocha on Twoją firmę już na starcie i będzie chciał się w niej zostać na dłużej (nawet na zawsze!). Właściwie przeprowadzony proces onboardingu pomaga zatrzymać w firmie wartościowych pracowników, a jednocześnie zapewnia pracownikom satysfakcję z podjętej pracy. Jeśli wdrożenie przebiega sprawnie, a pracownik otrzymuje niezbędne wsparcie – przełoży się to pozytywnie na procesy Employer Brandingu.

Warto wspomnieć, że onboarding może być poprzedzony przez pre-onboarding. To ten okres pomiędzy momentem zawarcia umowy, a pierwszym dniem pracownika na nowym stanowisku. Firma może wykorzystać ten czas i przesłać materiały opisujące warunki pracy, miejsce pracy, oferowane benefity, instrukcje stanowiskowe, instrukcje BHP i inne, a pracownik – dostarczyć niezbędną dokumentację, np. wymagane badania lekarskie, oświadczenia woli itp.

Zanim powitasz swojego nowego pracownika w jego pierwszym dniu pracy zaplanuj dobrze etapy adaptacji. Oto kilka kluczowych czynności, o których musisz pamiętać.

• Spraw, by pracownik czuł się zauważony przez Ciebie i przez resztę zespołu. Pierwsze dobre wrażenie robi się tylko raz!
• Sprecyzuj wymagania stanowiska, przekaż je w formie pisemnej, np. jako przewodnik po firmie.
• Przydziel nowemu pracownikowi opiekuna na czas onboardingu. Oparcie we współpracowniku-mentorze pomoże pracownikowi szybciej poczuć się częścią zespołu.
• Rozłóż w czasie proces nabywania kolejnych umiejętności oraz wyznacz cele do realizacji.
• Regularnie przekazuj pracownikowi informacje zwrotne w trakcie jego onboardingu.

5 metryk onboardingu, które możesz wykorzystać

Skuteczność procesu onboardingu, tak jak skuteczność sprzedaży, można mierzyć z użyciem odpowiednich metryk. Wybraliśmy 5 przykładowych, które są stosowane najczęściej.

Czas do osiągnięcia produktywności (Time to productivity) – to metryka, która pomoże umiejscowić Twojego nowego pracownika na osi produktywności. Dowiesz się, w którym momencie pracownik staje się samodzielny, sprawny i produktywny. Aby z kolei wyliczyć średni czas produktywności dla całej firmy, możesz obliczyć całkowitą liczbę dni, w których nowo zatrudnieni będą produktywni i podzielić ją przez całkowitą liczbę nowo zatrudnionych.

Koszt dojścia do optymalnego poziomu produktywności (Optimum Productivity Level, OPL) – jest to metryka, która pozwoli ci określić, ile kosztuje Cię przygotowanie pracownika do stanu, kiedy będzie w pełni produktywny. Metryka ta jest sumą kosztów rekrutacji, procesów szkoleniowych, wynagrodzenia pracownika oraz jego trenerów/mentorów itp. Powinna być wykorzystywana do kontrolowania i zmniejszania kosztów w czasie.

Rotacja nowych pracowników – to metryka, z którą obliczysz liczbę pracowników, którzy rezygnują z pracy w ciągu pierwszego roku (lub innego okresu). Możesz obliczyć wartość wskaźnika na dwa sposoby:

• poprzez stosunek rotacji nowych pracowników do całkowitej rotacji, aby sprawdzić jak duża liczba nowych pracowników odchodzi w porównaniu do wszystkich pracowników [wzór: ilość odchodzących nowych pracowników w okresie czasu, podziel przez ilość wszystkich pracowników odchodzących w okresie czasu i pomnóż x 100]
• poprzez wyliczenie rotacji jako procent wszystkich nowo zatrudnionych [wzór: ilość odchodzących nowych pracowników w okresie czasu, podziel przez ilość nowo zatrudnionych pracowników w okresie czasu i pomnóż x 100].

Jeśli korzystasz z oprogramowania HR, np. systemu HRIS, wartości rotacji powinieneś móc śledzić w module odpowiedzialnym za proces onboardingu. Pamiętaj! Negatywne doświadczenia onboardingowe są jednym z głównych powodów odchodzenia pracowników!

Wskaźnik ukończenia szkolenia/treningu – ta metryka pokaże Ci, ile nowo zatrudnionych osób ukończyło wymagane szkolenie lub przeszło dany trening. Jeśli wartość będzie niska, być może proces nauki nie przebiegł właściwie i należy go zoptymalizować. Tą metrykę możesz wykorzystywać nie tylko przy okazji onboardingu.

Satysfakcja/zadowolenie z onboardingu – najważniejszy wskaźnik, który pozwoli Ci skutecznie prowadzić kolejne wdrożenia. Jego wahania mogą świadczyć o pojawiających się problemach, które musisz rozwiązać. Śledź ten wskaźnik okresowo, np. ankietuj pracownika po miesiącu od rozpoczęcia pracy, po 3 miesiącach, po pół roku i po roku. Zadawaj pytania zamknięte, ze skalą, ale zostaw też miejsce na komentarz.

Przykładowe pytania zamknięte, ze skalą 1-5:

• Jak oceniasz swoje doświadczenie związane z wprowadzeniem do pracy?

• Mam wszystkie zasoby, których potrzebuję, aby wykonywać swoją pracę.

• Moje cele są jasno określone.

Przykładowe pytania otwarte:

• Z jakim największym wyzwaniem musiałeś się zmierzyć w ciągu pierwszych kilku tygodni?

• Czy są inne narzędzia, których potrzebujesz, aby lepiej wykonywać swoją pracę?

Dostosuj pytania do swoich celów biznesowych, aby zoptymalizować swój proces onboardingu.

Podsumowanie

Metryki onboardingu dostarczą Ci wielu informacji na temat całego procesu adaptacji nowego pracownika oraz tego, jak można ten proces ulepszyć. Dzięki nim poznasz też lepiej swój zespół i będziesz mógł lepiej przygotować się na przyjmowanie kolejnych nowych osób.