Organizacja konferencji firmowej to spore wyzwanie logistyczne, które musi być właściwie zaplanowane. Na początku trzeba ustalić termin wydarzenia, a następnie zadbać o dobry i przydatny dla pracowników program. Ale to nie wszystko, konferencja musi mieć tez sprawdzone miejsce, najlepiej takie, które jest odpowiednio przygotowane do organizowania tego typu wydarzeń.
Miejsce na konferencję najlepiej jest znaleźć z dużym wyprzedzeniem, od razu po ustaleniu terminu wydarzenia. Na ostatnią chwilę mogą być bowiem problemy z wolnymi terminami w centrach konferencyjnych. Najlepiej jest przeglądać darmowe ogłoszenia na stronach branżowych, gdzie można znaleźć oferty wielu hotel i ośrodków szkoleniowych wyspecjalizowanych w organizowaniu konferencji na większą i mniejszą skalę. Dzięki temu można wybierać spośród wielu sprawdzonych lokalizacji i szybko znaleźć taki lokal, który w stu procentach będzie spełniał oczekiwania.
Lokal dobrany do indywidualnych potrzeb
Zanim rozpoczniemy poszukiwania sprawdzonego miejsca, warto najpierw ustalić swoje potrzeby. Przede wszystkim, innego lokalu potrzebuje konferencja kilkugodzinna, a innego taka, która trwa dwa lub trzy dni. W tym drugim przypadku najlepiej sprawdzą się hotele, które posiadają sale konferencyjne. Dzięki temu będzie można w tym samym miejscu, co wydarzenie, zakwaterować uczestników imprezy. Zdecydowanie ułatwi to kwestie związane z noclegami czy transportem. Kolejną kwesta jest sprawdzenie, czy sala konferencyjna jest dopasowana do dużej liczby uczestników. Jeśli planujemy konferencję na kilkaset osób, raczej nie sprawdzą się miejsca, które są dostosowane do organizowania wydarzeń na mniejszą skalę. Ważna jest wielkość sali, dostęp do światła dziennego, odpowiednie oświetlenie, a także wygodne krzesła i stoły. Nie ma bowiem nic gorszego niż siedzenie przez kilka godzin na konferencji na krzesłach, które są niewygodne i nie pozwalają na skupienie się na temacie i słuchanie prowadzących.
Właściwe zaplecze multimedialne
Wybierając miejsce na konferencję, warto również sprawdzić, jak wyposażona jest sala i czy nie ma konieczności przyjeżdżania z własnym sprzętem nagłaśniającym, projektorami czy tablicami multimedialnymi. Organizatorzy konferencji najchętniej wybierają miejsca, które są kompleksowo i nowocześnie wyposażone. Dzięki temu mogą na spokojnie przygotowywać się do wydarzenia na poziomie merytorycznym, zamiast martwić się, czy będzie gdzie podłączyć laptopa i czy uczestnicy konferencji nie będą mieć problemów z usłyszeniem osób prowadzących. Jeśli organizujemy ważną dla naszej branży konferencję, warto ufać przede wszystkim sobie i wybrane miejsce obejrzeć osobiście zamiast bazować jedynie na zdjęciach, jakie można znaleźć w internecie. Dzięki temu będziemy mieć pewność, że wybrana sala konferencyjna w stu procentach będzie nam pasowała i w czasie trwania imprezy żadne kwestie organizacyjne nie będą zakłócały jej przebiegu.
