Jak sprawniej kontrolować dokumenty?

books-1845614_1280

Zorganizowanie to cecha wrodzona. Niektóre osoby radzą sobie lepiej z porządkowaniem miejsca pracy oraz domu, inni mają z tym problemy. Dużym wyzwaniem jest kwestia odpowiedniego segregowania dokumentów.

Pomaga nam w tym technologia, ale nadal nerwowo szukamy papierów w najmniej odpowiednich momentach.

Łączenie tematyczne

Pierwszym poważnym błędem jest zbyt duży rozrzut składowania ważnych dokumentów. Odpowiednie ułożenie poprawia nasze zdolności wyszukiwania. Nie bójmy się wykorzystywać artykułów biurowych i twórzmy kategorie. Zszywacze posłużą nam do spięcia analogicznych kwitów. Często paragon zakupu przypina się do instrukcji, gdy mamy do czynienia ze sprzętem elektronicznym. W efekcie nie zginie w całym domowym nieładzie. Pamiętajmy jednak o skłonności do blaknięcia, dlatego możliwie często skanujmy kwity. Będą zawsze dostępne w razie potrzeby na naszym komputerze.

Bankowi oraz Urzędowi poświęćmy miejsce

Ważne dokumenty rozróżnić łatwo. Pod żadnym pozorem nie zostawiajmy ich na pastwę losu wśród innych, mniej istotnych. Jeżeli posiadamy bardzo dużą liczbę dokumentów, zainteresować powinny nas segregatory. Zakup koszulek ułatwi nam odpowiednie łączenie tematyczne papierów o podobnej treści.

Niewiele osób korzysta z tej opcji, ale sporym ułatwieniem jest obecnie powszechny dostęp do Internetu. Opory przed technologią mają zwłaszcza osoby starsze. To niespotykane, ale niektórzy nadal robią przelewy okresowe w oddziałach poczty lub banku. Zamiast skorzystać z bankowości elektronicznej i bezproblemowo zainicjować comiesięczne zlecenie wpłaty.

,,Poczta” dokumentowa

Możemy nie być zaznajomieni z technologią, ale skrzynkę pocztową posiada na pewno każdy z nas. Stwórzmy specjalny adres, który będzie nam służył wyłącznie do spraw papierowych. Ułatwi nam to poszukiwanie w przypadku niechybnej zguby.

Możliwie wiele transakcji zawierajmy z potwierdzeniem elektronicznym (gdy to oczywiście koniecznie). Jeżeli kupujemy internetowo, zawsze wysyłajmy na adres e-mail fakturę lub potwierdzenie zakupu. Tak przygotowane dokumenty najlepiej ściągać oraz zachowywać na dysku. Istnieje małe ryzyko nagłego zniknięcia potrzebnych dokumentów, ale lepiej ograniczyć zagrożenie do niezbędnego minimum.

Może zainteresują Cię również te artykuły:

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Możesz użyć następujących tagów oraz atrybutów HTML-a: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>