Branża hotelarska nie może dzisiaj funkcjonować bez rozległej informatyzacji. Odpowiedni program do obsługi hotelu potrafi rozwiązać wiele potencjalnie problemowych sytuacji. Ułatwia też codzienne zarządzanie skomplikowanym przedsiębiorstwem, jakim jest hotel. Przy wyborze oprogramowania musimy wziąć pod uwagę kilka ważnych aspektów naszej działalności.

Rozważając nasze cele i potrzeby, zwróćmy uwagę na to, by wybrany przez nas system zarządzania hotelem był zgodny z polskim prawem i posiadał historię zadowolonych użytkowników. Lepiej zdecydować się na przetestowane przez innych rozwiązanie, które istnieje na rynku od kilku lat, ewentualnie bazuje na sprawdzonym interfejsie.

Oprogramowanie

Idealne oprogramowanie pozwala na płynną współpracę z innymi systemami wewnątrz i na zewnątrz naszej lokalnej sieci. Programy dla hoteli potrafią dzisiaj dbać nie tylko o pracę recepcji i system rezerwacji, ale i stan magazynu, poziom zaopatrzenia, hotelowy parking oraz hotelową gastronomię. Przeważająca większość zadań dotyczących sprzedaży, zarządzania obiektem i interakcji z klientami powinna być możliwa do wykonania przy jednym komputerze.

Nie możemy też zapominać o bezpieczeństwie przechowywanych danych

Zadbajmy o to, by nawet w przypadku awarii sprzętu lub zasilania, żadna z cennych informacji nie uległa zniszczeniu. Dysponując danymi personalnymi gości oraz pracowników, musimy dbać o to, by nie padły ofiara kradzieży lub nadużycia. Bazy danych powinny być dobrze uporządkowane i przejrzyste, by łatwo móc poznać, przykładowo, historię rezerwacji i płatności danego gościa. Gdy w naszym systemie przechowujemy informacje księgowe, ich ochrona jest kluczowa dla naszych rozliczeń podatkowych. Sprawdźmy, czy producent oprogramowania gwarantuje jego bezpieczeństwo.

Niezależnie od tego, jakie oprogramowanie kupimy, nie tylko my będziemy mieli do niego dostęp

Jeśli program okaże się za skomplikowany w obsłudze dla naszych pracowników, nie skorzystamy z jego przydatnych funkcji. Łatwość użytkowania i przyjazny interfejs powinny być dla nas priorytetem przy wyborze. Zdecydujmy także, czy do niektórych funkcji wolimy popularny ostatnio system dotykowy czy tradycyjną obsługę za pomocą klawiatury i myszki. Po krótkim przeszkoleniu wykwalifikowany pracownik powinien być w stanie intuicyjnie wykonywać wszystkie wymagane na swoim stanowisku zadania.

Szybkość obsługi

Szybkość obsługi jest bardzo istotna dla klienta, który pragnie jak najszybciej zarezerwować pokój, a na miejscu zameldować się lub wymeldować. Oprogramowanie hotelowe, które bezproblemowo pozwoli mu przejść przez wszystkie te procesy wystawi dobre świadectwo o trosce naszego hotelu o jego czas i samopoczucie. System rezerwacji internetowych powinien być łatwy w obsłudze i automatycznie informować hotel o dokonanych zmianach, co powoli na szybkie potwierdzenie rezerwacji.

Jak widać, przy wyborze najwłaściwszego systemu dla naszego hotelu nie warto działać pochopnie.

Rejestrowanie wszystkich potrzebnych informacji i gromadzenie ciągle nowych danych pozwoli nam na usprawnienie zaopatrzenia, obsługi i finansowych rozliczeń. Dzięki temu zarządzanie naszym hotelem będzie przebiegać sprawnie, a my będziemy mieli pewność, że w razie nieprzewidzianych sytuacji, mamy wszystko pod kontrolą.