Programy i systemy obiegu dokumentów, które usprawnią działanie Twojej firmy

systemy obiegu dokumentówSystemy obiegu dokumentów oraz programy ERP pomogą Ci w prowadzeniu Twojej firmy. Bez względu na charakter prowadzonej działalności gospodarczej wymienione systemy pomogą uporządkować wiele dokumentów związanych z codziennym funkcjonowaniem przedsiębiorstwa.

Jakie systemy usprawnią zarządzanie firmą?

Prowadząc działalność gospodarczą, każdego dnia Ty i Twoi pracownicy stykacie się z mnóstwem dokumentów. Na porządku dziennym jest wystawianie faktur, przyjmowanie zamówień oraz kontrola stanów magazynowych. Jeżeli Twoja firma zatrudnia dużą liczbę pracowników i ma wielu kontrahentów, to działanie bez programu, np.ERP może spowodować ogromny chaos organizacyjny.

Czym są zatem programy ERP i jak działają? Programy ERP to systemy informatyczne, które mają za zadanie wspieranie procesów zarządzania zasobami przedsiębiorstwa. Z reguły możemy je podzielić na 4 moduły:

  • Finansowy,
  • Księgowo-kadrowy,
  • Logistyczny
  • Produkcyjny

Systemy klasy ERP dają wiele korzyści przedsiębiorstwom. Przede wszystkim łatwy dostęp do informacji i raportów, niezbędnych do podejmowania decyzji na poziomie menadżerskim. Zebranie wszystkich danych w łatwy sposób pozwala na podejmowanie decyzji kluczowych dla dalszego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Programy informatyczne do zarządzania można w łatwy sposób zintegrować z zewnętrznymi aplikacjami, np. do generowania faktur lup podpiąć systemy obiegu dokumentów. Dzięki temu nie tylko zarządzanie przedsiębiorstwem staje się łatwiejsze i przejrzystsze, ale również praca poszczególnych pracowników staje się bardziej wydajna. Głównie dzięki zautomatyzowaniu procesów oraz szybkiemu dostępowi do dużej ilości danych.

Na rynku istnieje wiele firm, które oferują dedykowane rozwiązania dla osób prowadzących biznes. Systemy ERP są zazwyczaj dedykowane dużym przedsiębiorstwom, w których procesy zarządzania są skomplikowane i rozbudowane. Co jednak z małymi i średnimi przedsiębiorstwami? Producenci systemów ERP dostrzegli i stworzyli rozwiązania dla mniejszych graczy na rynku. Małe i średnie firmy również mogą zakupić systemy ERP dostosowane do ich potrzeb.

Systemy obiegu dokumentów a ERP

Czy posiadając już systemy obiegu dokumentów, możemy wdrożyć rozwiązania oferowane przez ERP? Programy do zarządzania procesami w przedsiębiorstwie można integrować z dowolnym programem zewnętrznym. Dotyczy to również systemów zarządzających obiegiem dokumentów. Całość będzie tworzyć kompatybilną całość, która usprawni działanie przedsiębiorstwa.

Proces wdrażania systemów ERP i integracji z zewnętrznymi programami zachodzi etapami.  Najpierw dedykowani specjaliści analizują dotychczasowy system informatyczny w przedsiębiorstwie. Na tym etapie są tworzone aktualizacje i odpowiednie „wtyczki” we wdrażanym systemie ERP, które pozwolą na integrację z funkcjonującym już programem w firmie. Dzięki temu, dane i dokumenty, które do tej pory zostały wygenerowane, zostaną w chmurze nowego systemu.

Pozostając w tematyce chmury danych, warto dodać, że jedną z zalet zakupu systemów ERP jest możliwość korzystania z serwerów zewnętrznych dostawcy usług. Główną zaletą takiego rozwiązania jest zmniejszenie kosztów, które wiążą się z zakupem i utrzymaniem własnej infrastruktury informatycznej. Dodatkowo odpowiedzialność za wprowadzanie zmian, innowacji oraz utrzymanie dobrego stanu technicznego serwerów zostaje przerzucona na dostawcę usług.

W dzisiejszym środowisku wysokiej konkurencyjności przedsiębiorstw wprowadzanie innowacji, takich, jak systemy obiegu dokumentów oraz ERP jest koniecznością. Środki zaoszczędzone na gromadzeniu danych i tworzeniu raportów, mogą zostać wykorzystane na planowanie i projektowanie przewagi konkurencyjnej przedsiębiorstwa. To z kolei może okazać się swoistym „być albo nie być” dla firmy, która każdego dnia musi walczyć o utrzymanie się na rynku. Dlatego wprowadzanie innowacyjnych systemów informatycznych, jest już standardem w nowoczesnych przedsiębiorstwach, bez względu na ich rozmiar i strukturę organizacyjną.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *