Szczególnie w firmach istotną kwestią jest właściwe przechowywanie dokumentów. Nie jest to jedynie kwestia wymysłu własnego właścicieli firm, regulują to bowiem odpowiednie przepisy. To, przez jaki okres dane dokumenty mają być przechowywane uzależnione jest przede wszystkim od tego, czego dotyczą.

Ile czasu przechowywać dokumenty?

W znacznej większości dokumenty powinny być przechowywane przez okres 5 lat, wyjątkiem są te związane z zatrudnianiem pracowników. Tutaj bowiem powinny być one przechowywane aż 50 lat, co ma służyć pomocą w przypadku problemów z ustaleniem prawa do świadczeń emerytalnych. Często jednak rodzi się pytanie, jak archiwizować dokumenty, aby mieć pewność, że przez cały ten czas będą one w dobrym stanie, co będzie umożliwiać ich bezproblemowe odczytanie. Na pewno trzymanie ich na półce w segregatorach, gdzie są narażone na wiele czynników przyspieszających proces niszczenia nie jest dobrym rozwiązaniem. Ponadto, w czasie działania firmy powstaje ich coraz większa ilość, co wymusza konieczność poszukiwania nowych miejsc do ich przechowywania.

Jak właściwie przechowywać dokumentację?

Nie zawsze jednak w firmie można wygospodarować pożądaną ilość miejsca na przechowywanie wszystkich niezbędnych dokumentów. Ponadto nie można zapominać o tym, iż warunki w nim musza być odpowiednie, umożliwiające prawidłowe ich przetrzymywanie. Nie ma mowy o tym, aby w pomieszczeniu była wilgoć, dlatego też konieczne może być wykonanie odpowiedniej instalacji wentylacyjnej. Dla bardzo dużej ilości firm przystosowanie pomieszczenia do tego celu to spory kłopot, dlatego też wolą wybierać nieco inne rozwiązanie.

Brak miejsca na dokumentację – co dalej?

Dzisiaj niezwykle popularne stało się, aby archiwizacja dokumentów dokonywana była przez profesjonalnie zajmujące się tym firmy. Dysponują one przede wszystkim właściwie przystosowanymi do tego celu pomieszczeniami. Klimatyzacja i odpowiednia wentylacja zapewniają optymalne warunki dla papierowych dokumentów, dzięki czemu bez problemu mogą one przetrwać nawet wymagane 50 lat i wciąż być przejrzyste i czytelne. Często firmy zajmujące się świadczeniem tego typu usług decydują się zakup właściwych mebli, takich jak specjalne szafy do przechowywania dokumentów. Pozwalają one znacznie zminimalizować ilość niezbędnego miejsca, są bowiem często przesuwane. To powoduje, że w razie potrzeby dostępu do wymaganych dokumentów należy jedynie przesunąć szafy tak, aby można było dostać się do tej, na której znajdują sie interesujące dokumenty.

Co jeszcze poza przechowywaniem dokumentów?

Jednakże przechowywanie i udostępnianie dokumentów to nie jedyna dziedzina, w jakiej takie firmy świadczą usługi. Po zakończeniu wymaganego prawem okresu ich przechowywania zazwyczaj można je zniszczyć, trzeba to jednak zrobić w odpowiedni, profesjonalny sposób. Taka usługa również jest przez tego typu firmy oferowana, co zdejmuje z właścicieli dokumentów konieczność poszukiwania najlepszego rozwiązania.

Obecnie także, poza dokumentami papierowymi, firmy bez problemu zajmują się także przechowywaniem danych znajdujących się na różnorodnych nośnikach cyfrowych. Oczywiście wszystkie przechowywane dane są odpowiednio podpisane, aby w każdej chwili bez większych problemów można było je odszukać w archiwum.

Firmy zajmujące się przechowywaniem dokumentów i danych to także doskonała alternatywa dla tych, którzy już zakończyli działalność, a nie mają miejsca na przechowywanie dokumentacji przez pozostały, określony prawem termin. Usługi tego typu dzisiaj stają się coraz bardziej popularniejsze i świadczy je coraz więcej firm. To zaś powoduje, że ceny są o wiele atrakcyjniejsze niż kilkanaście lat temu, kiedy to taka właśnie działalność dopiero rozwijała się na rynku.

Dla kogo usługi archiwizacji dokumentów?

Usługi archiwizacji dokumentów dostępne są dla wszystkich. Poza firmami, ich wykonanie mogą zlecać także osoby prywatne, które chcą mieć pewność, że posiadana przez nich dokumentacja nie zaginie i nawet po latach będzie we właściwym stanie.