Sala konferencyjna na wynajem? Doskonałe wyjście przy małych powierzchniach biur

meeting-room1

Wraz z uproszczeniem przepisów dotyczących zakładania własnych działalności gospodarczych i rozwojem sieci informatycznych coraz więcej ludzi decyduje się rozwój własnego biznesu. Wiele początkujących form przedsiębiorczości jest zlokalizowana w przestrzeni wirtualnej. Nierzadko wiele firm jest zarejestrowana w domu, a przestrzenie magazynowe to garaże lub wynajmowane lokale.

Ograniczenie kosztów z tym związane pozwala na prężniejszy rozwój i inwestycje w obszarze podstawowych działalności – usługach, handlu etc. wiele micro i małych przedsiębiorstw również wychodzi z pragmatycznego założenia o racjonalnym gospodarowaniu powierzchni użytkowych dla swoich firm. Tylko duże przedsiębiorstwa lub korporacje o wypracowanych standardach i kulturze pracy mogą pozwolić sobie na dedykowanie przestrzeni biurowych pod sale narad czy meeting roomy.

Sala na wynajem

Są sytuacje, w których przedsiębiorcy nie dysponujący odpowiednią przestrzenia biurową muszą zorganizować spotkania ze swoimi potencjalnymi kontrahentami lub przedstawić wizję swojego biznesu nowym inwestorom. Co w takiej sytuacji zrobić? Zaprosić klientów do domu? Spotkać się w okolicznej restauracji? Jasne, ale tuż po spotkaniu biznesowym. Aby być traktowanym jako poważny partner w negocjacji biznesowej można zorganizować spotkanie w salach konferencyjnych, które można wynająć. Na rynku prosperują liczne podmioty, które świadczą usługi wynajmu lokali tego typu. Można w nich zorganizować naradę, prezentację dla klientów lub szkolenie dla swojej załogi.

Komfort szkolenia

Wynajem sali konferencyjnej na spotkania biznesowe, a tym bardziej na szkolenia to dobra opcja nie tylko dla firm, które nie dysponują własnym zapleczem. Każdy, kto choć raz brał udział w szkoleniu na terenie własnej korporacji czy zakładu, wie jak bardzo zdeterminowani mogą być jego współpracownicy czy podwładni, aby choć na chwilę wyrwać go z zajęć. Zawsze znajdzie się ważny temat, który musisz poznać właśnie w tej chwili. Takie ciągłe przerywanie przeszkadza zarówno uczestnikom (wybijając ich z rytmu), jak i prowadzącemu. Poza tym szkolenie poza firmą, nawet w tej samej miejscowości, powoduje, że na ten czas izolujemy się od codziennych obowiązków i zadań. Z czystą głową możemy skupić się na nauce i zdobywaniu nowych kompetencji.

Atrakcyjnie czy blisko?

O ile w przypadku szkoleń miło jest wziąć udział w takim wydarzeniu w atrakcyjnym miejscu, np. Zakopanem lub Krynicy Morskiej, to trzeba w tej sytuacji doliczyć koszty dojazdu i zakwaterowania. Natomiast w przypadku spotkań biznesowych liczy się łatwy dostęp i atrakcyjna oraz bliska lokalizacja. Decydując się na wybór centrum biznesowego na spotkanie lub konferencję warto zwrócić uwagę, aby miejsce to było łatwo dostępne dla uczestników. Warto sprawdzić czy łatwo dostać się komunikacją miejską, czy obiekt sąsiaduje np. ze stacją kolejową lub dworcem autobusowym. Jeśli spodziewamy się gości zmotoryzowanych to warto aby organizator miał do dyspozycji parking.

Nie ma nic gorszego niż spóźnić się na spotkanie, ze względu na trudności ze znalezieniem miejsca parkingowego. Jeśli poszukujemy idealnego miejsca na organizacje firmowego wydarzenia warto zweryfikować czy obiekt, który wpadł nam w oko posiada wspomniane udogodnienia. Kwestia logistyczna obok warunków lokalowych i komfortu jest kwestia kluczową dla kontrahentów, którzy mają się na nie stawić. Jeśli na przykład działamy na terenie stolicy i chcemy zorganizować konferencję dla swoich klientów, którzy mają swe siedziby na terenie miasta to najlepszą lokalizacją będzie centrum. Warto wybrać punkt charakterystyczny lub orientacyjny w topografii miasta, aby został łatwo zlokalizowany w świadomości gości, jak choćby centrum szkoleniowo – konferencyjnych BisnessRoom (www.businessroomwarszawa.pl), które mieści przy Placu Zawiszy, „w budynku Banku PKO BP” lub „w budynku Banku PKO SA.” Tak przedstawiony adres (zamiast ulicy i adresu) na pewno nie będzie trudny do zapamiętania dla przyszłych gości.

Wyposażenie – komfort pracy

Wybierając salę konferencyjną należy mieć na uwadze typ wydarzenia, jakie ma być organizowane. Wyboru należy dokonać kierując się takimi aspektami, jak ilość gości czy charakter spotkania. Jeśli ma to być prezentacja i prelekcja warto posłużyć się środkami multimedialnymi, takimi jak rzutnik czy projektor, system nagłośnienia. Jeśli będziemy pracować nad jakimś projektem to niezbędna będzie tablica do zapisywania ulotnych pomysłów i idei. Idealnym rozwiązaniem jest, gdy w miarę możliwości sala może być w elastyczny sposób dopasowana do potrzeb chwili. Czasem w trakcie narady lepiej jest przeorganizować ustawienie stołów i krzeseł, aby pracować w grupach. W zależności od charakteru spotkania czy szkolenia wybierać należy odpowiedni układ sali.

Decydując się na działalność gospodarczą nie musisz zastanawiać się czy Twoja organizacja i struktura jest w stanie podołać wszystkim zadaniom i oczekiwaniom. Zarówno w kwestiach pracowniczych jak i lokalowych można skorzystać z usług wielu innych firm, które specjalizują się w konkretnych tematach. Nie trzeba być alfą i omegą, trzeba jedynie orientować się u kogo można złożyć zamówienie na stronę internetową dla swojej działalności, a gdzie wynająć salę konferencyjną przy okazji podpisywania nowego kontraktu.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *